Organiseren | Zie je door het papier je administratie niet meer?

Heb je overal stapels post liggen, betaal je rekeningen niet op tijd omdat de envelop nog dicht zit en ben je altijd alle documenten kwijt? Ik tot voor kort wel in ieder geval. Sinds Dorus en ik een brievenbus delen en ook nog allerlei dingen als een kat, gas, licht en water is de hoeveelheid post namelijk ongeveer verdriedubbeld. En dus werd het tijd om een nieuw systeem te bedenken. Als je administratie overzichtelijk en duidelijk is laat je de enveloppen veel minder snel opstapelen is mijn ervaring.

Opbergen en uitzoeken

Hiervoor heb ik een middagje de tijd genomen. Heerlijk om alles eens echt op orde te brengen! Veel papieren konden meteen weg, (rekeningafschriften van vijf jaar geleden..?) Voor de rest kocht ik drie ordners bij de HEMA voor €2,50 per stuk, drie sets tabbladen en een paar doorzichtige insteekhoezen.
Een map voor mijzelf, voor Dorus en voor onze gezamenlijke administratie.

Binnenin heb ik alles verdeeld in categorieën die een eigen tabblad hebben gekregen.

Categorieën

De categorieën die ik bij mij en Dorus heb gemaakt zijn:

• Werk
• Opleiding
• Medisch
• Bankzaken
• Studiefinanciering
• Verzekeringen
• Pensioen
• Telefonie / abonnementen
• Facturen en bonnetjes

Onze gezamenlijke administratie is verdeeld in:

• Huis / huur
• Gas en licht
• Water
• Binkie's papieren
• Huurtoeslag
• Internet
• Facturen en bonnetjes

Kassabonnen en facturen

Achter elk laatste tabblad heb ik een insteekhoes gedaan voor alle bonnetjes en facturen van grote aankopen zodat we daar geen gaatjes in hoeven te maken.

Handleidingen

Alle handleidingen en gebruiksaanwijzingen passen niet allemaal in mappen maar gelukkig heb ik daar een poos geleden al een oplossing voor bedacht. Ik bewerkte een oude schoenendoos tot mooie opbergdoos voor alle boekjes en CD's die niet vaak gebruikt worden maar soms toch-wel-handig zijn.

Één manier

Het is één van honderd manieren wellicht, waarop je je administratie kan organiseren. Als je heel veel te bewaren hebt hebt wil je misschien per jaar ordenen. Of misschien wil je alles het liefst digitaal hebben en scan je alles in.

Voor nu werkt dit voor ons in ieder geval heel goed. We hebben alles in no time bij de hand. Heerlijk, als ik iemand aan de telefoon heb en er wordt gevraagd naar een klantnummer of een briefkenmerk heb ik het juiste document in een paar seconden voor me liggen!

Als het een enorme puinhoop is geworden lijkt dit misschien een enorme klus maar de beloning is groot. Gooi gewoon alle brieven en post op ene grote stapel, bekijk en berg ze één voor één op. Uiteindelijk kom je op de bodem, beloofd!